【最新版】発送代行とは？メリットやデメリット、業者を選ぶ際にチェックすべきポイントを解説！

「発送代行を利用すると、どんなメリットがあるのか」「発送代行業者がたくさんあってどこを選べばいいのか」と悩んでいる方も多いでしょう。発送代行にはメリットもあれば、デメリットもあります。

そこで今回は発送代行サービスを利用するメリットとデメリット、費用相場、業者を選ぶ際のポイントなどについて詳しくまとめていきます。この記事を読めば発送代行を賢く利用できるでしょう。

そもそも発送代行とは？

発送代行とはECサイトなどの事業主が商品を発送する際に、発送に関わる業務を代行してくれるものです。

発送には梱包や宛名入力、保管場所での商品の移動や包装資材の準備など、いろいろな作業が必要になり、内容も多岐にわたります。そのような業務を代行してくれるので、依頼主の業務負担を減らせるのが大きな特徴です。当然ですが商品の売上が伸びれば、それに伴い発送業務も増えていきます。

また、発送業務は手間もコストもかかるうえに、他の業務に回す時間も削られてしまいます。時間が限られる中で作業を行えば、商品間違えや破損、到着遅延などの発送に関するミスも起こりやすいでしょう。本来時間を割きたいと思っている業務は、店舗の運営やマーケティングなどではないでしょうか。

とはいえ、発送業務はお客様に商品を届ける重要な業務なので、決して手は抜けません。発送代行サービスを利用して発送業務を外注すれば、時間をもっと有効活用できますよ。

発送代行のニーズが増加している理由

近年、発送代行のニーズが増加している理由として、インターネットの普及に伴いオンラインで手軽に買い物ができるECサイトの需要が高まったことが挙げられます。ECサイトの売り上げや規模が大きくなるにつれて業務量が増えると、発送業務が疎かになったり、他の業務に手がつけられなくなったりと、せっかく軌道に乗ったのに売り上げが落ちてしまいます。

ECサイトを立ち上げたばかりの企業は、サイト運営から発送までの業務を小規模で行っていることがほとんどで、膨大なコスト、時間、負担が生じてしまうのです。新たな売れ筋の商品を考えたり、企画を打ち出したりする余裕もないでしょう。

そこで、ECサイトを運営する企業に助け舟を出したのが発送代行業者です。

ECサイトの運営者からすれば、発送業務の負担を抑えることができる上に、新たな販促企画や商品開発などに注力できるのですから、これ以上ないほどに魅力的なアウトソーシングといえるでしょう。

発送代行に依頼できるのはどんなもの？

発送代行に依頼できる商品は食品や飲料、サプリなどの健康補助食品、化粧品、衣類などのアパレル系だけではなく、スポーツ用品や家電、もちろん小物やインテリアまで対応できます。逆に依頼できないものは魚や肉などの生鮮食品、中古の商品や大型の家具などです。

また、医薬品も業務上の関連法令に基づいて取り扱えない商品となっています。各業者に依頼できるものはホームページなどに記載されているので、確認するようにしましょう。

発送代行に委託できる主な業務

それでは、実際に発送代行に委託できる業務はどのようなものがあるのかを見ていきましょう。発送代行に委託できる業務は、大きく４つに分けられます。

1. 入庫を含む在庫管理

商品を倉庫に入れてくれたり、在庫の管理まで一手に担ってくれたりするのが発送代行サービスです。発送代行は単に発送をするだけのサービスに留まりません。

2. 検品や流通加工

お客様に商品を安全に届けるための検品はもちろんですが、広告やカタログを入れたりシールを貼ったりして商品の付加価値を高める流通加工まで、発送代行サービスにすべて委託できます。納品書の作成や発行、同梱までを含めた細かい作業までお任せできるのです。更にはDMのデザインまで依頼が可能な企業もありますよ。

3. ピッキング

「商品はこっちで用意しないといけないのでは？」と考える方もいるかと思います。しかし、倉庫での在庫管理や保管をしてくれるのですから、当然ピッキングも委託可能です。ピッキングの費用はひとつの商品ごとに設定されているケースが多くを占めますが、梱包費用、あるいは出荷費用に含まれていることもあります。

4. 梱包・出荷・配送

一般的に、発送代行という言葉を聞くと「出荷や発送だけを行ってくれるサービス」だと認識する方が多いのではないでしょうか。もちろん発送代行という言葉通り、発送をしてくれるのは当たり前なのですが、梱包も行ってくれます。つまり、発送関連の業務を全て委託することが可能なのです。

発送代行サービスを利用するメリット

ここからは、発送代行サービスを利用した際に、具体的にどのようなメリットがあるのかを挙げていきます。

結論から述べると「業務の効率化を目指せる」「物流の質が上がる」「自社で在庫を抱える必要がなくなる」「業務が『見える化』する」の4つが挙げられます。1つずつ詳しく見ていきましょう。

1. 業務の効率化を目指せる

発送業務は前述の通り、どうしても手間と時間がかかってしまいがちです。しかし、発送代行サービスを利用することで、業務の効率アップを目指せます。発送業務に携わっていたスタッフも他の仕事に集中できるので、更なる売り上げ向上や業績アップも図れるでしょう。

2. 物流の質が上がる

誤配送や商品の破損などはクレームに繋がり、お客様からの信用を失ってしまいますよね。そうなれば大幅な売り上げダウンは避けられません。

しかし、発送代行サービスを利用すれば、専門知識を持ったプロに任せることになります。発送ミスが圧倒的に減るので、お客様への信頼を高められるでしょう。お客様からの信頼を得るのは膨大な時間がかかりますが、失うのは一瞬です。「発送ミスをしなければ良いだけだ」「自社でもできる作業だから」と思って発送代行サービスの利用を渋っていたら、後々取り返しのつかないことになってしまいかねません。

具体的な例を挙げて考えてみましょう。たとえばピッキングミスや配送先の誤りなどは致命的ですよね。これらは発送業務に注力できる余裕のない人力で行うために起きやすいミスです。

しかし、発送代行業者はヒューマンエラーを防止する策として、機械の目を用いています。入庫、出庫作業やピッキング作業にハンディターミナルを導入して、物流工程で発生するヒューマンエラーの多くを防いでいるのです。自社でも機械化すればヒューマンエラーを減らせるかも知れませんが、膨大なコストがかかってしまいます。既にノウハウを持っている発送代行業者に依頼するほうが、結果として安く済むというわけですね。

3. 自社で在庫を抱える必要がなくなる

さらに在庫を保管するスペースが不要になるのもメリットの1つです。自社で在庫を抱える必要がなくなるので、空いたスペースを別の用途で使えるようになります。スペースも時間もより有効的に使えるようになるので、新規顧客獲得や売り上げアップなどにもつながっていくでしょう。

4. 業務が「見える化」する

在庫管理を自社で行うと、需要と供給のバランスを的確に捉えたデータを造るのに手間がかかってしまうもの。発送代行サービスを利用すれば、在庫についての詳細な報告が発送代行サービス業者から定期的に行われます。注文を受けてから発送までのコスト計算や在庫の流れ、回転率までが正確なデータとして提供されるのです。発送業務を通して経営全体の『見える化』が進んで、更なる売り上げ向上に繋がるでしょう。

発送代行サービスを利用するデメリット

発送代行サービスを利用すると、たくさんのメリットが得られることが分かりました。一方で、デメリットはどのようなものがあるのでしょうか。

発送代行サービスを利用するデメリットとしては、「個人情報流出の危険性がある」「ノウハウが蓄積されにくい」「同業他社に発送のノウハウを利用される懸念もあること」「柔軟な対応ができない点」が挙げられます。1つずつ詳しく見ていきましょう。

個人情報流出の危険性がある

発送を代行する場合は、業者に顧客の個人情報を共有することになります。自社のみで発送業務を行っていれば、顧客情報が洩れてしまうのは考えられないでしょう。しかし、発送代行サービスを利用すると、大切な顧客の情報を渡すことになります。もちろん信頼あっての委託ではありますが、顧客情報を管理するのが2か所になったことで流出の危険性はどうしても上がってしまいます。万が一業者から個人情報が流出してしまえば、自社の信用がなくなってしまう恐れがあります。発送代行サービスに依頼する際は、信頼できる業者かどうかを見極めることが大切です。

ノウハウが蓄積されにくい

発送代行を利用することでミスを最小限に防げますが、社内のノウハウは蓄積されにくいといえます。代行サービスを利用した後に自社で発送まで行うとなれば、ミスが増えて経営が悪化してしまう恐れもあります。扱う商品が違えば、発送に関するノウハウも違うものになります。ECサイト運営において「正確さ」と「スピード」はお客様からの信頼を得るために重要なものです。

将来何らかの理由で発送代行サービスの利用を停止した後に困ってしまうかもしれません。また、懸念すべき点は自社でのノウハウだけに留まりません。

競合他社に発送のノウハウを利用される懸念もある

例えば、自社と契約した発送代行業者がノウハウを学び、競合他社と契約した時に自社で習得したノウハウを利用する可能性もゼロとは言い切れません。オリジナルブランドのみを扱っているＥＣサイトならば製品で他社と差別化することはできますが、他社の製品を扱ったＥＣサイトだと価格だけで競合他社に勝つのは難しいでしょう。その際に、独自の流通加工を施すなどで差別化を図れるのが発送ノウハウです。発送代行サービスを利用すると、これらのノウハウが蓄積されないだけではなく、競合他社に流出してしまう恐れもあるということを踏まえておいたほうが良いかもしれません。

柔軟な対応ができない

発送代行サービスを利用していると「追加で注文したものを同梱して欲しい」「発送を一時停止して欲しい」といったお客様からの要望に柔軟な対応ができなくなる可能性があります。たとえ自社独自の便利で柔軟な対応ができる仕組みがあったとしても、発送代行業者側の仕組みに合わせなければならない場面が出てくるでしょう。

発送代行サービスの費用相場を知ろう！

発送代行ではどれだけの費用がかかるのでしょうか。代行サービスを利用したいけど費用相場がわからないと悩んでいる方も少なくないのではないでしょうか。ここでは気になる発送代行サービスの費用について見ていきます。 サービスの内容にもよりますが、発送代の費用は固定費と変動費の2種類があります。固定費はサービスを利用する際の基本料金や倉庫利用料などのことですね。変動費は商品の入庫費用や発送費用など、荷物の数量によって変わってくるものです。この2種類を合計したものが費用として請求されます。更に細かく分類すると、固定費の「基本費用」と「倉庫費用」、変動費の「入庫費用」「梱包費用」「発送費用」の5つになります。今回も1つずつ詳しく見ていきましょう。

1. 基本費用

固定費と呼ばれるうちのひとつです。サービスを利用する際の基本料金は、発送代行業者ごとに大きく異なってきます。基本料金の相場は1件あたり3万円程度だと言われていますが、売れ筋商品で出荷量が多い場合など、割増料金となる時もあります。そうなれば5万円以上かかる可能性も視野に入れておく必要があるでしょう。また、基本料金の内訳として、単に発送システムの費用を提示される時もありますが、在庫管理や梱包作業など料金も含む時もあります。発送システムの費用だけの場合、基本料金が安いからという理由だけで選ぶと、合計金額が決して安くはなかったというケースも。『基本料金』と書かれている項目については、詳細までしっかり確認する必要があります。

2. 倉庫費用

倉庫費用も、固定費に分類されます。詳しく述べると、倉庫の貸し出し費用にあたるものですね。1坪、1パレット、1ラックなど、貸し出しの単位は発送代行業者によって変わってきますが、価格帯は4,000円～7,000円前後と言われています。都心に近ければ近いほど高額で、逆に過疎地域へ行くほど価格は控えめになる傾向にあります。

3. 入庫費用

荷物の量によって変わる変動費のひとつです。メーカーから商品が来た時に、倉庫へと運ぶ作業に対する料金になります。入庫の手段や作業内容によってランクがあるのが一般的で、単品か箱詰めかでも料金が異なってきます。相場としては、箱ごとの入荷作業は1箱あたり30～150円、単品は1品あたり10～30円だと言われています。

4. 梱包費用

平均的な価格帯は150～300円ほどで、梱包の仕方によって更に上乗せされます。例えば緩衝材やラッピング、保冷剤を入れる必要がある場合などは料金の上乗せが考えられますね。

更には納品書や送り状の発行手数料（10～30円）が含まれる場合も。ギフト用の梱包がある場合は、内容に応じて別途見積もりをするケースも多いでしょう。

5. 発送費用

配送費用は、発送代行業者を通じて運送業者に支払われる費用です。ほとんどの発送代行業者は運送業者と割引契約しているので、販売会社自らが発送するよりも安く設定されていることが多いでしょう。また、発送代行業者によっては自前のトラックやドライバーを用いて入庫から配送まですべての発送業務を請負ってくれるケースもあります。発送費用の平均的な価格帯は60サイズ一個で400円前後となっています。120サイズを越える商品だと、600円を上回る相場になります。

発送代行サービスを利用するべきタイミングとは？

では、発送代行はどのようなタイミングで利用すれば良いのでしょうか。ひとつの基準として参考になる内容をお伝えしていきます。結論から述べますと、その基準となるのが高い発送コストと業務に時間がかかりすぎていないかどうかです。それでは、1つずつ見ていきましょう。

発送のコストが膨れ上がっている

まずは高い発送コスト。発送業務に関してコストがかかりすぎているのであれば、代行サービスを利用した方が良いでしょう。発送にもいろいろな作業がありますから、その分人件費がどんどん増えていきます。

また、配送業務にかかっているコストと配送代行サービスの費用を比べてみるのも参考になります。配送業務には倉庫費や人件費などの固定費がかかっているので、場合によっては代行サービスを利用したほうが安く済ませられることもあるのです。発送費用が高いなと感じているなら、代行サービスの利用を検討してみてください。

発送業務が主な業務になっている

次は発送に業務時間をかけすぎていることです。発送に時間をかけすぎていると他の業務に手が回らなくなり、経営状況が悪化することもあります。本来の業務が疎かになってしまっては本末転倒です。事業を拡大するとなるとより発送にかかる時間や手間が増えますし、負のサイクルとなるでしょう。業務の効率化を図るためにも、代行サービスの利用を検討した方がいいかもしれません。

発送代行サービスの主な分類

「発送代行サービス」と一言でいっても、さまざまなサービスに分類されます。大きく分けると「個別倉庫タイプ」と「物流倉庫タイプ」と「お任せタイプ」の3種類に分けることができるのです。どのサービスを利用するのが自社の課題を解消できるか、検討しながら見ていきましょう。

個別倉庫タイプ

入出荷や保管業務などを発送代行業者が行い、受注管理はECサイト側が行うタイプです。 1つの拠点で商品を保管したい、倉庫内での作業を細かく設定したい方におすすめします。例えば北は北海道、南は沖縄まで、両極端な出荷が多い場合に、中間点にある業者を選べば出荷のスケジュールやコスト管理が楽になるでしょう。

物流倉庫タイプ

いくつかの倉庫業者と提携している発送代行業者が提供する配送代行サービスです。受注管理はECサイト側が行い、商品の出荷と配送、在庫管理を発送代行業者が行います。システムを統一化できる点と、それぞれの発送先にある拠点の倉庫を利用することでコストを抑えられる点がメリットです。

お任せタイプ

発送に関する、ありとあらゆる業務をお任せできるタイプです。商品の入荷と出荷、受注の管理や保管業務はもちろんですが、サービス内容によってはECサイトのバックグラウンド業務をすべて引き受けてくれることもあります。ＥＣサイトの多店舗運営をしている方におすすめと言えるでしょう。

発送代行業者を選ぶ際にチェックするべきポイント

発送代行業者には大切な顧客の情報を共有することになるので、信頼できるかどうかが重要なポイントです。また、商品の発送は期日内で無事にお届けする必要があるので、ミスがなく、正確に業務を行う業者を選ぶことが重要です。最後に発送代行業者を選ぶ際にチェックするべきポイントをご紹介しましょう。

料金

まずは料金です。安い料金設定になっていると思わず惹かれますよね。しかし注意が必要です。料金が安い分それなりのサービスしか受けられなかったり、後から追加費用がかかったりする場合もあります。どうして安い価格設定でサービスを提供できるのか、その理由がはっきり記載されているかを確かめてみてください。例えば料金明細を提示してもらうなどです。特に基本料金が低価格となっている場合などは要注意でしょう。

実績

2つ目は実績を確認してみましょう。これまでの実績は発送代行業者の信頼や安全性を確かめられるものです。また、取り扱い商品に得意分野をもつ業者もありますので、発送する商品と発送代行業者の得意分野が一致していることも選定の際のポイントになります。実績のある会社なら初めて依頼する方でも安心して注文できるでしょう。また、実際に利用した方の口コミをチェックしてみるのもいいかもしれません。発送代行業者のホームページだけではなく、SNSなどで検索してみるのも良いですね。

管理体制

3つ目は管理体制をチェックすることです。ECサイトで取り扱っている商品はさまざまで、保管方法や発送の手順も異なりますよね。例えばアパレルなどはしわが出来てしまわないようにハンガーで保管ができるか、プレゼント用の包装は可能かなど、自社で扱っている商品によってどのような物流が必要かは変わってきます。自社の商品と合った物流を専門としている、または得意としている発送代行業者を選びましょう。また、なんといっても阻止したいのが個人情報の流出。個人情報が流出すればお客様からの信用を一気に失うことになりますし、経営にも支障が出てきます。お客様の大切な情報を扱うからこそ、管理体制がしっかり整っている発送代行業者を選ぶことが大切なのです。

出荷可能数

４つ目として、出荷できる数を確認しておくことも重要なポイントです。少数の発注に対応しているか、反対に大量発注に対応しているかなど、発送代行業者やサービス内容によって出荷可能数は大きく変わってきます。自社で取り扱っている商品に合った出荷可能数でサービス運用を行っている発送代行業者を選ぶようにしましょう。出荷できる数や規模を前もって調べておかないと、追加で料金がかかってしまうケースもあります。

保管場所

発送代行業者を選ぶ5つ目のポイントは商品の保管場所です。発送代行業者に委託すると、自分の目で商品を見ることがなくなります。商品の管理に不安なときや、何かしらのトラブルが発生した場合などは、確認のために保管場所まで向かう必要がありますよね。保管場所が遠方にある場合、すぐに確認することが困難です。保管場所が自社の近くか、何かあったときに駆け付けやすい場所かの選定も大切な要素のひとつです。

サポート体制

6つ目のポイントとして、不明な点や疑問があった場合の問い合わせ先や対応可能時間も把握しておく必要があるでしょう。荷物が住所不明だった、住所が間違っていたり存在しない場所になっていたりなど、お客様に配送する過程で発生したトラブルへの対応も発送代行業者によって違います。それぞれどのような対応になるのか、確認しておきましょう。

システムの連携性

7つ目のポイントは、自社で使用しているシステムと発送代行業者のシステムとの連携性です。発送に係る業務量を減らすには、システム連携がポイントの一つです。は発送代行サービスを依頼する際に業者に聞いてみるのが良いでしょう。

まとめ

今回は発送代行業者を選ぶ際のポイントや利用するメリットとデメリットをご紹介しました。お客様の大切な個人情報を共有するわけですから、しっかり信頼できる業者を選ぶことが大切です。 信頼できる業者の基準の一つは「値段」です。
業者によってサービスの内容が違えば、値段にも当然違いがあります。ただし、安ければ良いと考えるのではなく、低価格な理由をしっかりと明示してもらう必要があります。また、自社の発送業務にかかる費用がどの程度あるかを知ることで、発送代行業者を選定する際の指標に一つになります。
同時に、発送代行業者に依頼することで得られる時間をどのように有効活用するのかも併せて考えておいた方がよいでしょう。ぜひ今回ご紹介した選び方のポイントを参考に、信頼できる発送代行業者を探してみてください。