重要書類の郵送方法を簡単解説！初心者でも安心の選び方ガイド

ビジネスにおいて、契約書などの重要書類を郵送する際には、紛失や破損のリスクを避けるためにも適切な方法を選ぶことが重要です。本記事では、重要書類を安全かつ確実に郵送するための方法や注意点、そして郵送以外の効率的な方法として配送委託サービスもご紹介しますので、ぜひご一読ください。

重要書類の郵送方法

重要書類を郵送する主な方法としては「普通郵便」「書留郵便」「レターパック」「特定記録郵便」の4つが挙げられます。郵送する書類に応じて、どの方法が最も適しているかを判断することはとても重要です。このセクションでは、それぞれの郵送方法の特徴と料金をまとめています。

1.普通郵便

普通郵便は、書留や補償などのオプションが付いていない、最も手軽で安価な郵送方法で、一般的な案内状や軽い書類の送付に適しています。料金は、定形郵便物の場合、25gまでは84円、50gまでは94円です。なお、料金に関しては2024年10月1日より郵送料金の改定があり、定形郵便物の場合、50ｇまでは110円になります。詳しくは日本郵政のＨＰをご確認ください。
出典：日本郵政「国内料金表」
　　　日本郵政「郵送料金変更について」

2.書留郵便

補償付きの郵送方法で、重要書類の送付に適しています。書留には以下の3種類があります。
・一般書留
　最大500万円が補償されるため、金銭的価値のある書類に適しています。
・簡易書留
　補償額が5万円までのため、比較的小規模な重要書類の送付に向いています。
・現金書留
　最大50万円まで補償されるため、現金やそれに準ずる重要書類の送付に最適です。

各種類の料金と補償額を以下の表にまとめました。

3.レターパック

信書の送付が可能で、追跡もできる便利な郵送方法です。レターパックには2種類あります。

・レターパックプラス
A4サイズまで対応し、対面での受け取りが必要なため、受取人に確実に手渡しする必要がある書類に適しています。
・レターパックライト
A4サイズかつ厚さ3cm以内の書類を郵便受けに配達できるため、手軽に送付したい場合に便利です。以下の表にサイズ、対応可能な荷物の種類、料金をまとめました。レターパックに関しても、2024年10月1日より料金改定があるため注意が必要です。

4.特定記録郵便

受取確認ができるが補償はありません。料金は210円＋送料で、受取確認が必要な書類に適しています。見積書や請求書などの郵送に向いています。

信書を取り扱う際の注意点

信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」が当てはまり（郵便法第4条第2項、民間事業者による信書の送達に関する法律第2条第1項）、具体的には契約書や納品書、履歴書、見積書などが該当します。信書の送付には、日本郵便を利用する方法と、総務省の許可を得た民間企業の「信書便」を利用する方法があります。定められた方法以外で送ると郵便法違反となり、罰則が科せられる可能性があるため、注意が必要です。
送付したい書類が信書に該当するかどうかを知りたい場合には日本郵便のQ&Aページ「信書に該当するものを教えてください」で確認できます。
また、後にもご紹介するロジクエストの配送委託サービスの中には「信書便サービス」があります。

重要書類を郵送する際のマナー

重要書類を郵送する際には、法令の順守だけではなく受取人に対するマナーも意識しておくことが大切です。お互いに気持ちよく取引を進めるためにも、郵送時に必要なマナーをご紹介します。

・クリアファイルに入れる
書類をクリアファイルに入れて送付することで、ページ数が多い書類や厚みのある書類もスムーズに扱うことができます。クリアファイルに入れることで、折れ曲がりや汚れを防ぎ、受取人にとっても整理しやすくなります。

・送付状を同封する
送付状を同封することで、受取人に対して書類の内容や送付目的を明確に伝えることができます。送付状には、送付する書類の詳細や送り主の情報、連絡先などを記載し、丁寧な対応を心掛けましょう。

・配達記録が残る方法で郵送する
重要書類の郵送には、配達記録が残る方法を選ぶのがベストです。これにより、受取確認ができるため、万が一の紛失や誤配達の際にも対応しやすくなります。書留郵便やレターパックなど、追跡サービスが利用できる方法を選びましょう。

配送委託サービスの紹介

重要書類の配達方法として、郵送以外にも効率的な選択肢があることをご存知でしょうか？ここでは配送委託サービスについてご紹介します。

1.配送委託サービスとは

配送委託サービスは、郵送に比べて時間と手間を節約できる便利な方法です。集荷から配送までを一貫して任せられるため、自分で郵便局に足を運ぶ必要がなく、その他の業務に集中できます。また、スピーディな対応が可能で、急ぎの書類も確実に届けられ、再配達の心配もありません。

2.おすすめの配送委託サービス

配送委託サービスの中でも特におすすめなのがロジクエストです。展開しているサービスが豊富で、ビジネスシーンにおける配送に関する様々なお困りごとへの対応が可能です。例えば、当日中に重要書類を届けたい場合には、緊急便を利用すると良いでしょう。契約書や申込書などの重要書類の配送実績も多く、安心してお任せいただけます。ビジネスに最適な選択肢として、ぜひご利用をご検討ください。

まとめ

重要書類を郵送する際の適切な方法や注意点を理解することで、ビジネス上のトラブルを防ぐことができます。また、より安全かつ効率的に重要書類を配送したい場合は、ロジクエストの配送委託サービスを活用することで、時間と手間を節約することが可能です。